Rozhodnutí o pořízení CRM systému není pouhým nákupem softwaru; jedná se o strategickou investici do řízení vztahů se zákazníky a efektivity vnitřních procesů. Pro vedení společnosti, které často sleduje především návratnost investic (ROI) a minimalizaci rizik, je nutné prezentovat zavedení CRM nikoliv jako náklad, ale jako nástroj pro ochranu a růst firemního know-how.
Pokud data o klientech leží v e-mailech obchodníků, tabulkách Excelu nebo pouze v jejich hlavách, firma podstupuje značné riziko. Odchod klíčového zaměstnance pak často znamená i ztrátu historie komunikace a rozjednaných zakázek. Argumentace pro vedení musí stát na konkrétních datech a řešeních, která tyto problémy eliminují.
1. Centralizace dat jako ochrana firemního majetku
Nejdůležitějším argumentem pro nejvyšší vedení je bezpečnost firemních dat. Informace o zákaznících jsou majetkem firmy, nikoliv jednotlivých obchodníků.
Systém Bohemia CRM, zejména ve verzi Professional, řeší tento problém vytvořením jedné centrální databáze. Každý obchodní případ, poptávka či aktivita jsou vázány na kartu zákazníka. To znamená, že historie komunikace – od prvního e-mailu až po konečnou fakturaci – je kdykoliv dohledatelná, bez ohledu na personální změny v týmu.
-
Klíčový argument pro vedení: „Zavedením CRM eliminujeme riziko ztráty klientské základny při odchodu obchodníka. Veškerá historie a kontakty zůstávají majetkem firmy a jsou okamžitě předatelné novému kolegovi.“
2. Standardizace a automatizace pracovních procesů
Vedení firem často řeší neefektivitu a chybovost způsobenou lidským faktorem. Pokud každý zaměstnanec postupuje při řešení zakázky jinak, je výsledkem nekonzistentní služba zákazníkovi a obtížná zastupitelnost.
Bohemia CRM umožňuje definovat pracovní procesy (workflow), které systémově vedou uživatele krok za krokem. Lze nastavit například povinnost zadat určitá data před posunutím obchodního případu do další fáze nebo automatické generování úkolů (např. „po 3 dnech od odeslání nabídky připomeň telefonát“).
Tato funkcionalita zajišťuje:
-
Vynucení firemních standardů: Obchodník nemůže přeskočit důležité kroky (např. bonitu klienta).
-
Zvýšení efektivity: Rutinní administrativa je automatizována, což uvolňuje ruce pro skutečný obchod.
-
Měřitelnost: Lze přesně sledovat, v jaké fázi se procesy zasekávají.
3. Manažerský přehled a reálné predikce obchodu
Pro finanční řízení a plánování kapacit je nezbytné mít reálný přehled o rozpracovanosti obchodu (pipeline). Statické reporty v Excelu jsou často zastaralé již v momentě svého vzniku.
CRM poskytuje manažerům živý náhled na stav firmy. V modulech Bohemia CRM Professional lze sledovat nejen objem potenciálních zakázek, ale také aktivitu jednotlivých obchodníků – počet schůzek, telefonátů či odeslaných nabídek. To umožňuje vedení reagovat na výpadky v obchodu dříve, než se projeví na cash-flow.
Tip pro argumentaci: Místo obecného „budeme mít lepší přehled“, ukažte vedení konkrétní manažerský dashboard, který zobrazuje predikci tržeb na další kvartál na základě reálných dat z otevřených obchodních případů.
4. Argumentace přizpůsobením pro český trh
Mnoho zahraničních CRM řešení je pro středně velké české firmy zbytečně robustních, drahých a složitých na implementaci. Vedení může mít obavy z "velkých IT projektů", které se protahují a prodražují.
Bohemia CRM je český produkt, což přináší specifické výhody, které vedení ocení:
-
Lokální podpora: Komunikace probíhá v češtině, přímo s lidmi, kteří systém vyvíjejí a znají česká specifika.
-
Legislativní soulad: Systém je připraven na tuzemské požadavky, včetně práce s GDPR a účetními standardy.
-
Modularita: Verze Professional umožňuje rozsáhlé úpravy na míru bez nutnosti programování – lze přidávat vlastní pole, číselníky a vazby, což snižuje náklady na implementaci.
Jak připravit prezentaci pro vedení
Úspěch při schvalování investice závisí na přípravě. Nechoďte za vedením pouze s problémy, přijďte s řešením.
-
Vyčíslete současné ztráty: Odhadněte, kolik času tráví tým hledáním informací nebo kolik zakázek "vyšumělo" kvůli neexistujícímu systému připomínek.
-
Demonstrujte řešení naživo: Ukažte konkrétní scénář v Bohemia CRM. Například: „Podívejte se, jak dnes trvá vytvoření nabídky 30 minut. V CRM to zvládneme díky šablonám a propojeným ceníkům za 5 minut.“
-
Představte plán návratnosti: Ukažte, že zvýšením efektivity obchodního týmu o pouhých 10 % se investice do CRM vrátí v řádu měsíců.
Závěrem lze říci, že investice do Bohemia CRM není nákladem na IT, ale investicí do stability a řiditelnosti celé společnosti.