Mnoho českých firem, přestože nabízejí špičkové produkty či služby, naráží na limity svého růstu nikoliv kvůli nedostatku poptávky, ale kvůli neefektivnímu řízení vlastního obchodu. Spoléhání se na paměť obchodníků, papírové diáře nebo izolované tabulky v Excelu se dříve či později stane brzdou rozvoje. Český systém Bohemia CRM nabízí řešení, které tyto roztříštěné nástroje nahrazuje centralizovanou platformou navrženou přímo pro specifika tuzemského trhu.
Tento článek detailně popisuje, jak přechod na profesionální CRM systém mění každodenní fungování firmy, a to na příkladu typického scénáře zákazníka, který se rozhodl opustit zastaralé metody evidence.
Příběh zákazníka: Od chaosu v Excelu k řízenému prodeji
Typická středně velká česká společnost často začíná svou evidenci zákazníků v tabulkovém procesoru. Zpočátku funkční řešení se s rostoucím počtem klientů a obchodníků mění v nepřehledný labyrint.
Výchozí stav (Chaos): Před implementací Bohemia CRM čelila firma několika kritickým problémům. Obchodní data byla roztroušena v desítkách různých souborů Excelu, často uložených lokálně na počítačích jednotlivých zaměstnanců. Neexistoval jednotný přehled o rozpracovaných zakázkách. Pokud klíčový obchodník onemocněl nebo odešel, jeho know-how a historie komunikace s klienty zmizely s ním. Vedení nemělo reálná data pro forecasting a plánování, protože reporty se vytvářely manuálně a byly často neaktuální už v momentě svého vzniku.
Zlomový bod a řešení: Rozhodnutí implementovat Bohemia CRM Professional přineslo zásadní obrat. Všechna data byla konsolidována do jedné zabezpečené databáze.
Výsledný stav (Řízený prodej):
-
Centralizace dat: Každý oprávněný uživatel má nyní okamžitý přístup ke kompletní historii klienta – od prvního kontaktu přes e-mailovou komunikaci, zaslané nabídky až po fakturaci.
-
Zastupitelnost: Díky sdíleným kalendářům a aktivitám může kterýkoliv kolega plynule navázat na obchodní případ v nepřítomnosti původního správce.
-
Automatizace: Rutinní administrativa, která dříve zabírala hodiny, je nyní řešena automaticky pomocí pracovních procesů.
Klíčové funkcionality Bohemia CRM Professional
Verze Professional je navržena pro firmy, které vyžadují komplexní nástroj pro řízení obchodních týmů a pokročilou práci s daty.
1. Komplexní správa kontaktů a firem
Systém neeviduje pouze základní kontaktní údaje. Umožňuje vytvářet hluboké vazby mezi jednotlivými entitami. U každé firmy vidíte přehledně všechny spojené osoby, historii aktivit, obchodní případy i připojené dokumenty. Díky pokročilému filtrování a možnosti definovat vlastní pole lze databázi přizpůsobit přesně na míru specifickému oboru podnikání.
2. Řízení obchodních případů (Pipeline management)
Jádrem systému je evidence obchodních případů. Obchodníci mají jasný vizuální přehled o tom, v jaké fázi se která zakázka nachází (např. Nová poptávka -> Kvalifikace -> Nabídka -> Smlouva). To umožňuje manažerům efektivně řídit sales pipeline a předpovídat budoucí výnosy na základě reálných dat, nikoliv jen pocitů obchodníků.
3. Plánování aktivit a historie komunikace
Bohemia CRM slouží jako centrální mozek firemní komunikace. Modul Aktivity umožňuje plánovat schůzky, telefonáty a úkoly, které lze delegovat na kolegy. Zásadní je integrace s e-mailem, kdy se veškerá korespondence automaticky páruje ke správným kontaktům a obchodním případům. Tím odpadá nutnost dohledávat informace v poštovních klientech jednotlivých pracovníků.
Pracovní procesy: Automatizace, která šetří čas
Jednou z nejvýraznějších konkurenčních výhod Bohemia CRM je propracovaný modul pracovních procesů (workflows). Tento nástroj umožňuje automatizovat opakující se činnosti, které jinak zbytečně zatěžují lidské zdroje.
V praxi to znamená, že systém hlídá termíny a stavy za vás. Lze nastavit například tyto automatizace:
-
Automatické připomínky: Pokud obchodník neaktualizuje stav otevřeného obchodního případu déle než 14 dní, systém mu (nebo jeho nadřízenému) automaticky pošle notifikaci.
-
Generování úkolů: Při změně stavu obchodního případu na "Smlouva podepsána" se automaticky vytvoří úkol pro fakturační oddělení k vystavení zálohové faktury a pro realizační tým k zahájení prací.
-
E-mailová komunikace: Systém může automaticky odeslat poděkování za schůzku nebo připomenutí blížící se splatnosti faktury.
Proč zvolit české řešení?
Volba lokálního softwaru přináší specifické výhody. Bohemia CRM je od základu vyvíjeno s ohledem na české podnikatelské prostředí, legislativu a zvyklosti. Nejde o pouhý překlad zahraničního produktu. Zákazníci oceňují především dostupnou podporu v českém jazyce a možnost konzultovat implementaci přímo s tvůrci systému, což u nadnárodních korporátních řešení často není možné.
Implementace profesionálního CRM systému není jen o nákupu softwaru, je to investice do firemní kultury a efektivity. Jak ukazuje příběh mnoha českých firem, přechod od tabulkového chaosu k systematickému řízení vztahů se zákazníky je nezbytným krokem pro udržitelný růst.